医院档案管理信息化建设的合理途径分析

刘一村

（南阳市中心医院，河南南阳 473000）

档案管理工作对于医院而言十分重要，在民生主义的发展下，我国医疗事业逐渐成熟，医院所存储的档案资料数量呈现明显的上升趋势。传统纸质管理模式表现出“心有余而力不足”的无力感，一方面，纸质文档保存和查阅相对困难，且受环境因素影响较大，另一方面，无法满足基本的供求，杠杆管理水平不佳。针对此类问题，务必科学借助信息技术缓解管理压力，保证管理有效性。

1.1 实现档案信息共享

就目前来看，大部分医院已经建立起完善的办公自动化系统，从数据和医疗资料方面来看，档案信息化建设已经初见成效，其规模也在不断完善，同时摒弃以往的局限性，从资源获取、医疗服务水平等方面实现快速发展，促进临床服务质量，为社会民生提供基本保障。建设目标主要为跨科室、跨时间实现档案信息共享。在医院实施救死扶伤计划时，需要具备一定的数据信息技术，确保数据严谨性避免影响决策的科学性，档案管理信息化建设的共享模式刚好能够满足这一条件，从临床、后勤以及病人信息等多方面进行统一收纳并存储于云系统中，实现科学转换与应用。除此之外，针对医院档案管理的信息共享不仅仅在于某一医院内部的病患信息共享外，还能实现同类型医院、跨区域医院的共享，主要包括医疗设备共享、病人病历信息共享等，从而提升救治效率，拓宽应用范围。

1.2 强化医院经营效率

在数字化时代，信息技术已经无处不在，将其应用到档案管理工作中，不仅能够提升管理效率，也是顺应时代发展的必要条件。由于传统档案管理载体主要为纸质文档，无论翻阅查找还是信息变更与归档，都存在一定复杂性缺陷。同时还要采取防火、防水以及防虫蚁啃噬等方面的措施，不利于实现不同部门之间的实时共享，只能耗费大量的时间进行翻阅和调档，信息利用率不足。而信息技术的应用能够突破以往限制条件，降低人力成本和时间成本，将信息进行收集共享，同时可利用计算机技术对一些存在问题的内容或数据进行纠正和预警，从而避免信息失误，为相关决策的科学性提供有力保障。各科室之间能够实现共享数据，尽管病人所在的医院存在跨区域性，也能及时调出存档，根据其就诊经历资料进行病症的预判，有效提升办公效率。

1.3 提升杠杆管理水平

医院的杠杆管理水平主要针对供求关系需求，需要其经营性质方面为出发点展开讨论，可将其视为一种特殊性的服务场所，其本职任务从微观上来看属于救治患者，从宏观上来看则为让患者感到就医方便，肩负着营造和谐社会、践行民生目标以及维护群体生命安全的责任。因此，想要提升医院档案的杠杆管理水平，可以利用信息技术实现供需平衡。相比于以往就医模式，患者需要在医院未开门时开始排队，并经过漫长的缴费、挂号流程，才能正式面诊看病，所浪费的时间更长，甚至存在一整天都排不上的情况，其本质问题在于供给与需求之间的不平衡，不仅导致医生看病效率低，还让患者的就诊体验感下降[1]。而信息技术的应用能够实现线上挂号和缴费，合理安排时间，利用线上医院和自助服务机实现快速、精准的访问，其系统十分完善且内容齐全，患者能够在系统的指导下实现自助。而且，在信息技术的支持下，患者在问诊、就医过程中不用再携带大量病例和以往就诊资料，医生能够直接应用云计算技术了解患者以往的病情经历，从而缩短患者就诊时间，提升其体验感。因此，医院档案管理信息化建设能够提升医院杠杆管理水平，更好地归纳资源，实现供需平衡。

2.1 制度规范不健全

医院档案信息化建设虽然能够有效提升运作效率，但也会有不法分子利用其漏洞趁机引发一些事端，影响医院运作效率和利益。针对这些问题，可以从档案制度的层次出发，由于医院在档案管理系统信息化建设方面并未及时修补漏洞，导致体系存在问题。例如：病患医护数据缺失、存在黄牛倒卖情况、数据失真等，将错误的信息录入到系统中，必然会影响档案管理信息化建设的规范性，甚至对社会造成较大影响。一方面，档案管理信息化建设漏洞会进一步增加管理负担，甚至造成一定的经济损失；
另一方面，还存在一些违法分子引发争端。近年来，一些医院由于档案管理信息化建设漏洞导致“骗保”情况加剧，社会风险增加。现阶段，档案信息化管理中信息共享目标的实现与当前现状仍存在一定距离，例如，不同业务档案之间共享性弱、不同医疗机构或不同科室内业务管理人员各自为政，尚未建立综合档案室等。

2.2 信息应用意识弱

档案管理工作信息化建设的根本目的在于，为医院的发展提供有力支持，提升临床服务质量。但从当前情况来看，档案管理工作队伍结构普遍以兼职为主，缺乏一定专业性，其工作仅限于核对数据，而非办公自动化或信息技术等，人员良莠不齐。造成这种情况的主要原因在于，信息应用意识薄弱，无法提供高效率、高专业服务。由于意识问题，使得档案管理部门在整个医院结构中处于被动地位，仅仅以其他科室的需求为主要内驱力，导致档案资料的应用价值被遗漏，业务档案管理缺乏系统性，协作沟通不及时造成档案提交的滞后。此外，部分新时期背景下的档案管理者更加注重信息化建设而忽视以往纸质档案的存储，相关技术应用不到位，极易出现受潮、虫蚁啃噬情况。

2.3 系统兼容性较差

系统兼容性在医院档案管理信息化建设方面至关重要，主要在于软硬件系统之间工作的协调性，其中硬件部分主要包括显卡、主板以及CPU，软件则为办公自动化系统。近年来，医院档案的录入主要以信息化为主，在信息化资源配置方面，医院管理者更加倾向于软件方面的升级换代，而忽视硬件在其中所发挥的存储和安全维护作用，大部分软件在编程版本程序较低的硬件中运行，导致难以实现兼容。传统档案的局限性，使得新时期档案管理工作更加倾向于信息化系统管理模式，其中占比较大的除了病患信息外当属医疗器械类信息，是档案资料较多的项目之一。在进行资料性质分类时，这类信息所占用的内存很大，存在容量不够的情况。一般来说医院的住院病历需要保存30 年之久，就诊病历需要保存15 年之久，加之数据的更新浮动计算，每年大约会产生100TB 的档案，内存严重不足[2]。

2.4 配套技术不完善

除了以上所展示的系统软硬件问题外，相关安全配套技术也是当前医院档案管理信息化建设的关键问题之一。由于大部分管理人员更加注重直观的档案管理工作，而非系统安全，在进行不同医院之间的信息交流过程中，会存在信息泄露的问题，不法分子或黑客从中获取信息权限，篡改数据或删除数据等，档案安全存在隐患。

3.1 更新档案管理标准规范

为保证医院档案管理信息化建设的规范性和安全性，需要构建完善的管理体系和管理标准，从制度的角度解决医院档案管理工作的边缘化问题，形成“大档案”管理体系。从机构形成角度来看，需要明确不同科室的所属范围，如综合科室归口需要归纳到党政综合办公室，并设置专职管理人员。从医院档案管理看，其内部资源相对较多，并分属在不同的科室，而管理人员需要明确不同科室所属部分，例如：人事档案归类到人事部门；
病案档案归类到病案科室；
临床、物流管理以及检验系统均归类到信息工程部门，避免政策多出、信息交叉等情况。此外，还需及时弥补信息化漏洞，完成具体任务。

3.2 强化提升信息管理意识

医院档案管理信息化建设工作中，信息化系统只是一种行动载体，相关管理者才是计划的执行人，保证系统运行的安全性和规范性。因此，在进行医院档案管理信息化建设方面，需要从人员管理意识的角度出发，提升个人素养水平和操作能力，进行定期培训[3]。例如：针对档案管理信息化专业，需要定期进行技术交流与内部学习，如办公软件深操作、浏览记录查询等，保证每位管理者对档案方面信息具备一定灵敏度。由于档案管理工作重复性和复杂性较强，因此，大部分人会觉得此项工作过于枯燥，操作相对不认真，需要进一步加强高新技术的投入，为其打造舒适环境，更好地服务于档案管理岗位。现阶段，在信息系统中录入纸质档案也是当前档案管理工作的重要部分之一，需要保证其真实性，一旦出现问题必然会引起相关档案失效或可信度降低。因此，医院在对工作人员培训或建立岗位规范时，可以采用“一看、二查、三对照”的方式，具体为：第一次仔细查看目标录入信息，做好基础性了解工作；
第二次主要检查录入信息类型、格式以及归档范围等是否正确，第三，则是将目标录入信息与实际录入的信息进行对照，保证不存在失误即可。另外，需要积极探索新的档案管理模式，制订符合长期发展的人才培养计划。

3.3 优化升级档案管理系统

针对系统的升级主要解决软硬件不兼容和内存问题，因此需要医院相关人员选择专业的乙方机构，询问如何提升系统兼容性，实现内存扩充与升级转型，保证其工作效率，同时能够自主应对一些故障问题所导致的信息丢失、病毒入侵等，做好医院档案管理系统的升级与维护[4]。医院档案管理所涉及的内容相对较多，其中不乏一些隐私性较强的内容，一旦出现问题必然造成严重损失。因此，需要购置更加专业的软件，有效解决档案管理信息化建设问题。针对医院档案系统的升级，需要建立持续性的云交流，遵循较高的保密原则。在构建过程中可以实现数据资源库与档案之间的互通，需要具备共享性和关联性，实现OA 办公与电子档案系统、技术文件、虚拟化自动技术、云计算、监控与备份科学对接。具体可以采用分布式云计算技术方面实现平台搭建，以IT、大数据、云计算配合相关软件和硬件，实现软件资源与硬件技术的统一构建三层Web技术框架，分别为浏览器（Web）、Web 和业务服务器、数据库系统。在进行软件持续性更新的同时还应当注重硬件系统与软件和医院数据量之间的适配，做到有的放矢。

3.4 加强技术配套设施投入

档案管理信息化建设是提升医院服务质量的渠道之一，所涉及的内容很多，且部分信息关乎病人自身和医院的隐私，尽管信息化建设带来一定便利，但作为一把“双刃剑”，一些安全问题也逐渐暴露出来。针对这类问题需要进一步加强技术配套投入，例如，在进行档案管理工作时，相关管理人员需要做好日常病毒扫描工作，一旦发现异常，如遭遇黑客入侵，则要立刻关闭信息数据库网络访问权限，并查询数据库内信息是否存在异常[5]。完成以上操作后需要立即报警，并在后续工作中进一步加强数据库管理，及时修复漏洞升级系统，加固防盗系统以免信息丢失。此外，工作人员还需做好二次加密，保证维护信息安全，严格按照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》二级要求实施密保工作，完善安全制度，从主机、数据、网络和物理环境等方面提升档案服务的多元化，助力医院档案管理工作转型。

在医院档案管理信息化建设过程中，相关技术应当不断与时俱进，进行实时更新，从患者管理方面来看，需要加强对病患档案的管理，进一步加强医院与医院之间的信息共享和交流平台的建设，有效降低管理压力。除了病患档案外，还需对医院的医疗体系进行系统化规划，为后续人才选拔和医患问诊提供补充性资料。针对医患方面，可以进一步落实人脸识别技术，一些不会应用自助式设备的群体可以直接通过面部识别进入到病患数据库中，并找到对应病患的信息，降低前期准备和中间过程的烦琐性，提升医疗事业运行效率。

医院档案管理信息化建设从实际落实角度来看仍存在一定技术性管理问题，需要做到与时俱进，顺应当前社会对医院的发展需求，优先更新管理标准，从人员意识和能力两个角度进行强化，升级信息化系统，改善内存不足、系统兼容性等问题，同时加强技术配套设施，以上为提升医院服务质量的详细策略，为相关业务提供有利的判断依据。

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